智慧機關是當今世界經濟和社會發展的必然趨勢，其依托物聯網、云計算、大數據分析、移動互聯網等新一代信息技術，打造了集行政管理、指揮決策、行政服務三位一體的服務體系。
其中包括出入考勤、車輛管理、人員信息管理、訪客管理、住宿管理、手機APP辦公、電子盤餐支付、補助發放、會議簽到、電梯控制、自助洗衣、智能充電、智能繳費、班車收費系統、行為軌跡分析、營養膳食分析等一系列功能的“智慧通行、智慧交易、智慧管理、智慧金融”，建設服務型電子政府，實現整個組織的協同辦公。
智慧機關管理系統的明顯特征是能夠在錯綜復雜的信息中，迅速匯總、分析、歸納，提供出用戶需要的信息。如新開普積極打造的政府一卡通系統，可以延續日常在線充值、點餐、預約、評價等方面的生活習慣減少排隊時間，還能形成資金沉淀及膳食分析。在安防系統中植入人臉識別技術，可以在人群進出時快速鎖定敏感人物，對行為異常人員、黑名單人員報警提醒，不僅滿足了管理需求，也方便了員工生活，實現了從慢到快的提速。
在控制成本方面可以體會到工作人員效率、準確率明顯上升。如餐廳工作人員不用手工計算、手工查找現金，還可以提前預知訂購信息合理安排規劃工作，政府一卡通后臺也能自動統計分析用餐數量、消費數據金額、庫存、高峰期等。對于人員管理、考勤管理、會議簽到、文件打印、薪資結算、數據分析、福利補助與發放等都實現了從傳統手工模式向數字化、網絡化、科學化的方向轉變，提高了辦公效率、用戶接待率，降低了辦公成本、勞動強度，起到了智能、減員增效、綠色環保的作用。
而且在人員專業化、智能決策等方面也有著非常突出的優勢。比如可以將人員的照片、部門、類別、學歷、姓名、性別等信息全部存入計算機數據庫中，便于生成個人檔案，再根據崗前培訓、自我能力提升、所做貢獻、后期教育培訓等方面讓升職、加薪時有據可依，整體公務員技能也得到大幅度上升。智慧機關系統公用文件庫、信息庫、人事檔案庫、資料庫、工作流程均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，滿足了異地管理、聯合辦公、移動辦公、遠程辦公的需要，同時讓各類數據有了更加直觀的展示，實現智能決策。
智慧機關是推動我國國民經濟信息化的關鍵，是實現機關內部各級部門之間以及機關內外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的重要手段，具有轉變政府職能，改進管理方式，推行電子政務，提高行政效率，降低行政成本的戰略意義。
